Aus dem Institut: Webinar-Insights vom 25.02.2026 – 22 Teilnehmende aus Kommunen, Landratsämtern und Ministerien

„KI-Chatbots sind nicht intelligent“ – mit dieser Aussage startete Mirko Hannig, Berater und Trainer mit langjähriger Verwaltungserfahrung, unser Webinar zu ChatGPT in Kommunen. Mit 22 Teilnehmenden aus dem öffentlichen Sektor standen wir vor der Frage: Wie können KI-Tools wie ChatGPT den Arbeitsalltag in der öffentlichen Verwaltung bereichern – und welche Risiken sind zu beachten?

KI-Chatbots – die intelligenten Wesen?

Referent Mirko Hannig erklärte prägnant: KI-Chatbots sind nicht per se intelligente „Wesen“, sondern Programme, mit denen man in natürlicher Sprache sprechen oder schreiben kann – fast so, als würde man mit einem Menschen kommunizieren. Sie nutzen künstliche Intelligenz und basieren auf Sprachmodellen, die mit Milliarden Wörtern trainiert wurden. Sie erkennen Muster und generieren Texte basierend auf Wahrscheinlichkeiten.

Die Zahl der Anbieter ist seit des Booms von Chat GPT 2022/2023 enorm angestiegen. Bedeutende Namen sind hier u.a. die bekannten Player wie Google und Meta, aber auch der französiche Anbieter Mistral oder Deepseek aus China. Aus dem Arbeitsalltag sind sie für viele nicht mehr wegzudenken.

Praxisbeispiele für den Arbeitsalltag

Auch in Kommunen finden Chatbots mittlerweile Einsatz. Hier sind es vor allem MS Copilot, Nele.AI und eben Chat GPT. Mirko Hannig zeigte den Teilnehmenden praxisnahe Anwendungen mit Chat GPT, die sofort umsetzbar sind:

  1. Administrative Routineaufgaben
  • Arbeit mit Texten: Erstellung, Überarbeitung, Übersetzung, „Recycling“ und Konsum von Texten, z.B. lange PDF-Berichte wie der Umweltbericht Bayern werden stichpunktartig verdichtet – inklusive Excel-Export für weitere Analysen
  • Protokollerstellung: Automatisierte Zusammenfassungen aus Notizen oder Aufzeichnungen von Sitzungen
  1. Recherche & Wissensmanagement
  • Recherche: Schnelle Übersichten zu neuen Vorschriften, z. B. „Was sagt der EU AI Act zu Kommunen?“
  • Ideenfindung & Brainstorming, z.B.  zu Maßnahmen für mehr Bürgernähe oder interne Prozesse
  • Sparring, z.B. zur Reflektion eines Bürgerbeteiligungskonzeptes oder Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs
  1. Datenanalyse für Entscheidungen
  • Aus Rohdaten wie z. B.  zur Bevölkerungsentwicklung München erstellt Chat GPT in Sekunden Diagramme – inklusive Aufschlüsselung nach Geschlecht oder Altersgruppen

„Diese Tools sparen Zeit bei Routineaufgaben und unterstützen kreative Prozesse“, betonte Hannig.

Die Schattenseiten: Wo KI täuscht und rechtliche Hürden lauern

Kommen wir zurück zum Punkt, dass KI nicht eigentlich intelligent ist. Sie folgt Mustern und Wahrscheinlichkeiten, aber ihr „Verständnis“ für Logik ist begrenzt und sie entwickelt selbst keine Ethik oder Moral.

Als Beispiel für technische Grenzen und Risiken macht Hannig auf das Phänomen „Bias“ aufmerksam. LLMs (Large Language Models) geben das wieder, was sie „gelernt“ haben. Die Qualität der Daten spielt eine entscheidende Rolle. So übernehmen Chat GPT und Co auch Verzerrungen und Vorurteile aus den Trainingsdaten, was zu disktiminierenden oder „gefärbten“ Ergebnissen führen kann.

Weiterhin sensibilisiert Hannig für sogenannte „Halluzinationen“ der KI. Als Halluzinationen bezeichnet man Aussagen, die teils durchaus plausibel klingen, aber faktisch falsch sind. Sie entstehen dadurch, dass das KI-Modell kein inhaltliches Verständnis hat, sondern lediglich Muster nach Wahrscheinlichkeiten fortsetzt.

„Kommunen arbeiten mit sensiblen Daten – Nutzen ja, aber immer mit Kontrolle“, fasst Hannig zusammen. Hier verweist er auch auf die rechtlichen Eckpfeiler für den öffentlichen Sektor: DSGVO / BDSG (Datenschutz bei sensiblen Daten), EU AI Act und Urheberrecht, Markenrecht, Mitbestimmungsrechte.

3 Takeaways für den Verwaltungsalltag

  1. Starten Sie jetzt: Testen Sie ChatGPT bei Recherche, Zusammenfassungen, Brainstorming – immer mit manueller Prüfung.
  2. Risiken kontrollieren: Bias und Halluzinationen erfordern Quellenprüfung, besonders bei sensiblen Themen.
  3. Teams schulen: Die Umsetzung des EU AI Act oder konkrete Nutzung von Chat GPT oder anderen KI Tools. Es braucht Schulungen – auch für Führungskräfte.

Resümee

KI-Tools wie ChatGPT bieten Kommunen echten Mehrwert – wenn rechtliche und technische Rahmenbedingungen stimmen und die Mitarbeitenden entsprechend geschult sind. Die Nachfrage nach Themen wie „Microsoft-KI-Tools“ und „EU AI Act für Kommunen“ zeigen: Die öffentliche Verwaltung ist bereit für den nächsten Schritt.

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Hintergrundinformationen

Mirko Hannig bringt langjährige Erfahrung aus unterschiedlichen Führungsrollen mit – unter anderem im Management internationaler Konzerne. Ergänzend war er mehrere Jahre für Gebietskörperschaften und kommunale Unternehmen tätig. Durch diese Kombination verfügt er über tiefgehendes Verständnis für die spezifischen Herausforderungen und Anforderungen von Kommunen und öffentlichen Verwaltungen. Heute ist er selbstständig und als Speaker, Berater, Trainer und externer Dozent mit Schwerpunkt Digitalisierung und KI in öffentlichen Verwaltungen tätig und wertvoller Teil des Dozierendenteams am ICE. 

ICE Institute for Corporate Education: Wenn Sie das Thema KI-Kompetenzen in Ihrer Organisation weiterdenken möchten,, sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen passende Ansätze und Fördermöglichkeiten – auch für die öffentliche Verwaltung.